Digitale Dokumente für kleinere Unternehmen

Noch sind Papierdokumente nicht ausgestorben, doch sie sind auf dem Rückzug. Vor allem Rechnungen werden häufig elektronisch übermittelt. Auch andere Dokumente gibt es nur noch digital. Um sie rechtssicher zu speichern, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als elektronische Lösung notwendig. Es senkt Zeitaufwand sowie Kosten und steigert die Produktivität. Die Archivierung in einem DMS funktioniert digital: Dokumente werden nur als digitale Datenkopien auf Sicherungsservern und lokalen Speichermedien gesammelt. Ein großer Vorteil: Jeder autorisierte Mitarbeiter kann unabhängig vom Format der Datei auf diese innerhalb kürzester Zeit zugreifen und ganze Datenbestände durchsuchen.

Laut einer Bitkom-Studie aus dem letzten Jahr setzen bereits 81 Prozent der Großunternehmen auf DMS, doch nur 11 Prozent der mittelständischen Unternehmen. Der Grund: Sie haben oft Angst, dass die Umstellung vom analogen zum digitalen Büro mit hohen Kosten verbunden ist und befürchten ihrerseits mangelnde IT-Kompetenz. Kleinere Unternehmen sollten sich deshalb für ein Dokumentenmanagementsystem entscheiden, das ihren Bedürfnissen gerecht wird. Hier gibt es auf dem mittlerweile recht unüberschaubaren DMS-Markt auch schlanke und kostengünstige Lösungen. Gute DMS verfügen über eine intuitive Bedienoberfläche und sind in der Regel selbsterklärend. Die folgenden DMS bieten unterschiedliche Lösungen für kleine Unternehmen.

Bullet

https://www.bulletglobal.com/de/

Bullet bietet einen Service, bei dem Briefpost direkt digitalisiert wird. Wie das funktioniert? Berechtigte Mitarbeiter erhalten Briefe direkt als PDFs an ihre E-Mail-Adresse und bei Einhaltung hoher Datenschutzauflagen werden die Dokumente automatisch und revisionssicher in Deutschland archiviert. Die Dokumente können dann bei Bedarf durchsucht oder auch per Mausklick vernichtet werden. Unternehmen müssen dafür ihre Briefpost per Nachsendeauftrag an eine spezielle Adresse senden, wo die Briefe digitalisiert, archiviert und per E-Mail ans Unternehmen gesendet werden. Das Unternehmen selbst kann verwalten, welche seiner Mitarbeiter welche archivierten Dokumente sehen und bearbeiten dürfen. Je nach Unternehmensgröße gibt es unterschiedliche Leistungspakete. Für kleinere und mittlere Unternehmen bietet sich das Business-Paket an.

Docuware

https://start.docuware.com/de/

Docuware ist eine cloud-basierte Lösung, die für den Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement geeignet ist. Das System gibt es auch als vorkonfigurierte Lösung. Zudem verfügt es über eine intuitive Benutzerführung, sodass es auch bei geringer IT-Kompetenz schnell einsatzfähig ist. Die Software Docuware Cloud wird über Microsoft Azure bereitgestellt. Die gesamte Kommunikation ist verschlüsselt und die Daten verbleiben in einer bestimmten Region (Europa oder USA). Das System lässt sich zudem in gängige ERP- und CRM-Anwendungen (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Datev, Outlook etc.) integrieren. So können etwa Informationen aus E-Mails archiviert und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.

Eco DMS

https://www.ecodms.de/

Eco DMS ist ein plattformunabhängiges Client-Server-System als Software zum Scannen, zur Archivierung, Verwaltung, zum Durchsuchen und Automatisieren von elektronischen und gescannten Dokumenten. Eine intelligente Dokumenterkennung legt beliebige Dokumente (z.B. PDF, E-Mails, Bilder, Office-Dateien, Rechnungen) automatisch an der dafür vorgesehen Stelle mit Zugriff für bestimmte Anwender ab. Plugins ermöglichen eine direkte Archivierung aus Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook oder PowerPoint; per Mausklick können so beispielsweise E-Mails aus dem E-Mail-Programm archiviert werden. Auf alle lesbaren Dokumente wird eine automatische Volltexterkennung (QCR) angewendet, sodass intelligente Suchfunktionen möglich sind. Die DMS-Lösung wandelt außerdem nicht-lesbare Dateien automatisch in lesbare PDF/A-Dateien um; diese Texte werden bei der Volltextsuche miteinbezogen.

Fileee

https://www.fileee.com/

Das kostenlose Dokumentenmanagementsystem Fileee gibt es als Web-, iOS- und Android-App. Mit der Cloud-basierten Anwendung lassen sich Dokumente mittels App oder eines handelsüblichen Scanners digitalisieren und hochladen. Die Dokumente liegen verschlüsselt bei einem deutschen Serveranbieter. Cloud-Dienste und E-Mail-Accounts können mit dem DMS verknüpft werden; Dokumente werden dabei automatisch archiviert. Da die DMS-Lösung wichtige Informationen aus Dokumenten automatisch erkennt, können mit der Volltextsuche Dokumente schnell wiedergefunden werden. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente mit Mitarbeitern oder Freunden zu teilen, sodass mehrere Personen ein Dokument verwalten und bearbeiten können.

Office Manager DMS

https://www.officemanager.de/

Bei der DMS-Lösung Office Manger handelt es sich um eine datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten in einem zentralen Archiv. Die Speicherung der Dokumente erfolgt in einer klassischen Baumstruktur. Recherchen sind mithilfe von selbst bestimmbaren Dokumenteneigenschaften, die in einer Datenbanktabelle festgehalten werden, möglich. Inhalte von elektronischen und gescannten Dokumenten werden in der Datenbank indexiert und können so vollständig durchsucht werden, ohne die Dokumente vorher öffnen zu müssen. Zur einfachen Dokumentenablage und Automatisierung beim Scannen lassen sich zudem Scanprofile anlegen. Dank einer Outlook-Schnittstelle finden auch Mails ihren Weg ins Archiv. Die Windows-Anwendung wird in zwei Versionen angeboten: DMS Pro als Desktopanwendung für kleine Netzwerke, Freiberufler und Privatanwender und DMS Enterprise mit Client/Server-Technologie für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen.