So können Mittelständler die Briefpost digitalisieren

Wer weiterhin analoge Briefpost nutzt, verzichtet auf viele Vorteile wie beispielsweise die einfache Informationssuche, findet Florian Eismann, der CEO des Startups Bullet, das sich auf die Digitalisierung von Briefpost für den Mittelstand spezialisiert hat. Das Unternehmen wirbt damit, für seine Kunden das papierlose Büro zu erreichen. Doch sollte das nicht schon längst Wirklichkeit sein? In den Büros der Wirtschaft sieht es anders aus, Papier wird immer noch gerne und oft benutzt. Auch viele Kunden schicken Anfragen und Beschwerden immer noch lieber per Briefpost über digitale Kanäle. Im Interview erklärt Florian Eismann die Gründe dafür.

ITM: Vom papierlosen Büro wird schon seit mindestens 25 Jahren geredet. Doch es ist immer noch nicht verwirklicht, trotz aller modernen digitalen Technologien. Warum ist das so?
Florian Eismann: Für die meisten Leute hat Papier eine höhere Wertigkeit. Das hat aber nichts mit der faktischen Rechtssicherheit zu tun, sondern eher mit einer gefühlten Relevanz, die durch Papier ausgestrahlt wird. Geschäftspost und sogar Papierrechnungen wirken aus der Sicht vieler Mitarbeiter in Unternehmen wichtiger als beispielsweise ein PDF in einer E-Mail. Auch das Handling ist anders. Briefe erfordern Aufmerksamkeit beim Öffnen und Aufblättern. Das ist aber nur eine gefühlte Wichtigkeit, die auch noch mit mehr Aufwand verbunden ist. Dieser Trugschluss führt dazu, dass wir immer noch keine papierlosen Büros haben. Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen tun sich schwer damit, ihre Papierarchive durch ein intelligentes Datenmanagement zu ersetzen.

ITM: Geschäftspost ist also immer noch wichtig, aber wird sie denn nicht in den meisten Unternehmen inzwischen gescannt? Die elektronische Akte ist doch eigentlich auch schon ein alter Hut.
Eismann: Ja und Nein. Für große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern gilt das auf jeden Fall, über 80 Prozent arbeiten schon rein digital. Bei ihnen wird die gesamte interne Kommunikation sowieso mit digitalen Medien abgewickelt und auch die Kundenkommunikation wird immer stärker auf E-Mail, Chats und andere digitale Technologien verlagert. Nach Eingang wird die Briefpost automatisch geöffnet, auseinandergefaltet, gestapelt, gescannt und in ein erschlossenes, also durchsuchbares PDF verwandelt. Große Unternehmen nutzen dann die Daten, um Prozesse und Kundenbeziehungen zu optimieren. Auch in der Endkundenkommunikation sind digitale Dokumente seit Jahren Standard, etwa Rechnungen von Amazon und Co.

Die letzte Instanz, der die Digitalisierung der Post richtig schwerfällt, ist der Mittelstand. Eigentlich absurd, angesichts immenser Kosten und der Wettbewerbsnachteile, da der Datenschatz in analogen Briefen völlig ungenutzt bleibt. Bei Mittelständlern macht sich die irrationale, aber kostspielige Relevanz von Papier noch besonders bemerkbar. Die Eingangspost ist dort häufig noch analog. Nur elf Prozent nutzen eine unternehmensweite Software für Dokumentmanagement. Angebote und Anfragen werden immer noch oft mit der Briefpost verschickt. Verrückt oder?

ITM: Gibt es weitere Gründe dafür, dass der Mittelstand sich bei der Digitalisierung der Geschäftspost zurückhält?
Eismann: Ja, sicherlich liegt dies nicht nur an der gefühlten Relevanz von Briefpost. Auch Mittelständler sind kalkulierende und auf Effizienz bedachte Geschäftsleute. Aber vollautomatisierte Scanstationen sind kostspielig, diese können sich Unternehmen erst ab einer bestimmten Größe leisten, da gewisse Investitionen erforderlich sind. Die gute Nachricht: Die Implementierungskosten sinken dadurch, dass die Prozesse in die Cloud wandern. Inzwischen kann jedes Unternehmen, auch ein Startup, mit wenigen Klicks und innerhalb weniger Minuten ein papierloses Büro einrichten. Bei Bullet übernimmt mit Rhenus dann ein professioneller Dienstleister die Digitalisierung, Archivierung und bei Bedarf die Löschung. Sicherheit, Zuverlässigkeit und Qualität entsprechen dabei den Standards großer Banken oder Versicherer. Dies ist zugleich der erste wichtige Schritt hin zu einem intelligenten datenbasierten Analyse- und Entscheidungsprozess.

ITM: Wie funktioniert das denn genau?
Eismann: Die Unternehmen erhalten eine neue Postadresse, an die Kunden und Geschäftspartner ihre Sendungen richten sollten. Sämtliches Papier landet beim Scan-Dienstleister, wird gescannt und digitalisiert. Vorher festgelegte Ansprechpartner unserer Kunden erhalten noch am selben Tag die gescannte Briefpost als durchsuchbare PDFs. Die gescannten Dokumente werden bei uns entweder archiviert oder DSGVO-konform vernichtet. Auf Wunsch schicken wir die Dokumente auch gesammelt oder einzeln innerhalb von 48 Stunden an unseren Kunden weiter. Wer das Starterpaket wählt, zahlt gar keine Grundgebühr, sondern lediglich 99 Cent für das Digitalisieren der Papierdokumente je Blatt.

ITM: Lässt die aktuelle Rechtslage so etwas denn zu?
Eismann: Grundsätzlich ja. Wenn die Dokumente nach anerkannten Standards gescannt und in revisionssichere Langzeitarchive kopiert worden sind, können die Originale unter Berücksichtigung verschiedener Fristen vernichtet werden. Leider gibt es vereinzelte Umsetzungsprobleme bei den Finanzbehörden, da die entsprechenden Regelungen nicht vollkommen eindeutig sind. Viele Unternehmen wollen halt auf Nummer sicher gehen und führen weiterhin ein Papierarchiv, wie wir es ja auch anbieten. Sie haben dann aber trotzdem die Vorteile eines digitalen Dokumentenarchivs, finden beispielsweise Informationen zu Kunden oder Projekten viel schneller als durch Blättern in dickleibigen Akten. Dadurch verliert Papier in den Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Diese Entwicklung wird die geschäftliche Kommunikation in den kommenden Jahren noch stärker prägen.

Bildquelle: Bullet